Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заявление о переводе на дистанционную работу: образец 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Закон о труде не предусматривает каких-то определённых оснований для перевода работника на дистанционную работу. На практике работодатель начинает вести речь об удалёнке, когда присутствие сотрудника на предприятии фактически не требуется. Содержать работника на домашней работе куда дешевле. Если инициатива исходит непосредственно от сотрудника, то перевод зачастую обуславливается личными причинами: переезд в другой регион или иное отдалённое от офиса место; ограничения по здоровью, затрудняющие перемещение по городу и так далее.
Основания и причины для перевода
Следует иметь в виду, что работодатель не обязан одобрять заявление сотрудника. Директор оставляет за собой полное право отказать в просьбе, не мотивируя своё решение.
Как перевести персонал на удаленную работу
Основная проблема, связанная с переводом сотрудника на удаленку, заключается в том, что в ТК РФ нет прямых норм, которые регулируют данный процесс в период пандемии. А вот принять человека на удаленную работу можно. Глава 49.1 содержит четкие инструкции, как это сделать.
При переводе на дистанционку Руслан Качкаев, руководитель юридической компании «Качкаев и партнеры» видит два варианта развития событий:
- Заключить с работником дополнительное соглашение к основному трудовому договору. В нем указываются основные изменения условий труда (Статья 72 ТК РФ).
- Временно перевести персонал на удаленную работу, оформив все документально. Максимальный срок временного перевода может составлять до 1 месяца (Статья 72.2 ТК РФ).
Правильно организовать удаленную работу в условиях пандемии можно, следуя Трудовому кодексу РФ. В нем содержится ряд положений относительно организации труда во время эпидемии.
Положениями кодекса регулируются следующие вопросы:
- специалист может самостоятельно определять чередование работы и отдыха (Статья 312.4);
- в трудовом договоре могут быть указаны конкретные часы, когда специалист обязан находиться на рабочем месте (Статья 57);
- оплата больничных осуществляется на общих основаниях, лист нетрудоспособности человек передает по почте заказным письмом с уведомлением (Статья 312.1);
- увольнение или расторжение трудового договора осуществляется по инициативе сотрудника (Статья 80) или работодателя (Статья 81).
Как все это происходит на практике?
Первым делом следует предложить персоналу перейти на дистанционную трудовую деятельность. Сделать это можно устно или в письменной форме. Способы контроля выполнения работы, условия оплаты труда и другие вопросы следует оговорить отдельно до заключения соглашения.
Важно: работодатель не имеет права занижать заработную плату сотруднику только из-за того, что он переведен на удаленку.
После того как все вопросы будут оговорены, специалист согласится со всеми условиями, к основному трудовому договору составляется дополнительное соглашение. Работника нужно обеспечить всеми необходимыми средствами для выполнения своих обязанностей на удаленке.
Но что делать с теми, кто отказывается переходить на дистанционную работу? Оформить перевод можно и без их согласия, не нарушая при этом Трудовой кодекс.
Порядок утверждения и хранения заявления
После рассмотрения заявления работодатель должен принять решение о переходе или непереходе сотрудника на удаленный режим работы.
С точки зрения законодательства введение дистанционного режима работы не является переводом, так как оно подразумевает только изменение условий труда и снятие с сотрудника обязанности находиться на территории работодателя в определенное время.
Заявление может быть предоставлено работодателю в одной из двух форм:
- Письменной.
- Электронной.
Форма представления документа не влияет на порядок его рассмотрения.
Работодатель вправе потребовать от работника нотариально заверенные копии документов, напечатанные на бумажном носителе.
Оформление дистанционного работника состоит из нескольких этапов:
- Прием документов.
- Ознакомление работника с локальными нормативно-правовыми актами.
- Заключение трудового договора, в котором должны быть прописаны все условия труда. При переводе на дистанционный режим договор не заключается. К нему составляется дополнительное соглашение, в котором должны быть прописаны все пункты, содержащие в себе информацию об особенностях организации дистанционной работы.
- Принятие приказа о приеме дистанционного работника в штат.
- Начало ведения трудовой книжки сотрудника. Этот этап не является обязательным.
- Заполнение карточки сотрудника.
Соблюдение всех этих пунктов необходимо при приеме в штат нового человека. Перевод уже работающего сотрудника осуществляется намного быстрее.
После передачи заявления работодателю оно должно храниться в организации.
Пока власти разрабатывают меры по защите населения от нового смертельного вируса COVID-19, работодатели пытаются разрешить дилемму, как защитить здоровье подчиненных без ущерба для деятельности компании.
Следуя рекомендациям медиков, для снижения риска заболевания вирусом нужно избегать факторов, провоцирующих передачу инфекции. Здесь важно не только соблюдать нормы гигиены, но и максимально сократить контакты между людьми.
В такой ситуации работодателям приходится срочно выбирать — перевести сотрудников на удаленный режим работы или продолжить работу в офисе.
Систематизируйте все принимаемые на предприятии меры по предотвращению распространения инфекции в специальном локальном нормативном акте. Подготовить приказ об организации работы в период эпидемии поможет Готовое решение от КонсультантПлюс. Воспользуйтесь пробным бесплатным доступом к системе, если у вас его еще нет.
Действующим законодательством допускается работа сотрудников без привязки к рабочим местам, созданным работодателем. Такая работа подчиняется требованиям ТК РФ с учетом особенностей, обусловленных дистанционным характером труда.
Полезные материалы и подсказки для спокойной работы:
- «Вид поручаемой работы в отчете СЗВ-ТД»;
- «Прием на работу иностранных граждан»;
- «Работа без трудового договора — ответственность работодателя».
Особенности увольнения дистанционного работника — Компания «АПИ»
Дистанционного работника можно уволить по тем же основаниям, что и офисного работника. Например, по соглашению сторон, по сокращению. Кроме того, уволить по вашей инициативе можете также по основаниям, которые согласовали в трудовом договоре с этим работником (но есть ограничения). Такие выводы следуют из ст. 77, п. 14 ч. 1 ст. 81, ч. 3 ст. 312.1, ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ.
Перечень оснований увольнения дистанционного работника, которые можно включить в его трудовой договор, нормативно не установлен. На практике распространено, в частности, увольнение за нарушение порядка и сроков предоставления работником отчетов о проделанной работе (см., например, Апелляционное определение Свердловского областного суда от 11.11.2015 по делу N 33-16044/2015).
Об оплате труда сотрудников на удаленке
В статью 312.5 ТК РФ включено новое правило: выполнение работником работы в удаленном режиме не может быть основанием для снижения его заработной платы. Таким образом, переводя сотрудника на удаленку, снижать ему зарплату нельзя. При необходимости это можно сделать только в общем порядке и при наличии достаточных оснований.
При этом стоит помнить, что работодатель должен обеспечить сотрудникам равную оплату за труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), то есть изменить оклад (тарифную ставку) можно не для конкретного работника, а для определенной должности. Соответствующие действия повлекут внесение изменений в штатное расписание.
Порядок взаимодействия с удаленным работником
Если трудовой договор об удаленной работе заключается путем обмена электронными документами, то по действующим правилам работодатель обязан не позднее трех календарных дней со дня его заключения направить работнику бумажную копию договора.
По новым правилам это нужно делать, только если работник обратился с письменным заявлением (новая редакция ст. 312.2 ТК РФ).
Сейчас если удаленный работник и работодатель обмениваются электронными документами, при их отправке необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. По новым правилам усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная (квалифицированная и неквалифицированная) подпись работника должны применяться только в случаях заключения, изменения или расторжения:
- трудового договора (доп. соглашения к нему);
- договора о материальной ответственности;
- ученического договора с отрывом или без отрыва от производства.
Оформляем прием на «дистанционку»
Дистанционного работника принимают на работу по общим правилам, предусмотренным ст. 68 ТК РФ, но с соблюдением требований гл. 49.1 ТК РФ и Федерального закона от 06.04.2011 № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63‑ФЗ).
Трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий этого договора могут заключаться путем обмена электронными документами (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ). В этом случае и работник, и работодатель должны использовать усиленные квалифицированные электронные подписи в порядке, предусмотренном Законом № 63‑ФЗ.
Несмотря на заключение электронного трудового договора, законодательством установлено требование о наличии и бумажной формы договора. Работодатель в течение трех календарных дней со дня заключения данного договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного договора на бумажном носителе.
Из этого положения следует, что работодатель направляет подписанный им экземпляр трудового договора работнику. Для работника же не установлена обязанность отправлять работодателю по почте второй, подписанный собственноручно экземпляр.
Прежде чем заключить трудовой договор, дистанционный работник должен представить документы, перечисленные в ст. 65 ТК РФ. Каким же образом это происходит?
В статье 312.2 ТК РФ установлено, что при заключении трудового договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, могут быть предъявлены работодателю лицом, поступающим на дистанционную работу, в электронной форме. По требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.
Если такой договор заключается лицом впервые, оно получает страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования самостоятельно.
Кроме того, особенности имеются в оформлении трудовой книжки. В частности, по соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о ней могут не вноситься в трудовую книжку работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка вообще может не оформляться.
Таким образом, если никаких записей в трудовую книжку о работе дистанционного работника не сделано, основным документом о его трудовой деятельности, подтверждающим трудовой стаж, для него будет трудовой договор о дистанционной работе.
Если работник хочет, чтобы запись о его дистанционной работе была внесена в трудовую книжку, он должен передать ее работодателю лично или направить по почте заказным письмом с уведомлением.
Поскольку внесение в трудовую книжку записи о дистанционном характере работы не предусмотрено Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, запись о приеме на работу производится по общим правилам.
Как и обычные работники, дистанционные работники до заключения трудового договора должны быть ознакомлены с документами, предусмотренными ч. 3 ст. 68 ТК РФ (с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором). Такое ознакомление тоже может осуществляться путем обмена электронными документами.
На основании трудового договора работодатель издает приказ о приеме на дистанционную работу. Его оформляют так же, как при приеме других работников организации. При этом в графе «Условия приема на работу, характер работы» указывают: «Дистанционная работа».
Если взаимодействие между работником и работодателем осуществляется путем обмена электронными документами с цифровыми подписями, то ознакомить работника с приказом о приеме на работу можно тем же способом (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).
Как организовать труд работников вне территории компании?
Один из рисков, с которыми сталкиваются работодатели, нанимая дистанционных сотрудников, — невозможность организовать их рабочий день, дисциплину и удобный и эффективный документооборот. Все аспекты удаленки следует продумать заранее, издав и утвердив приказом регламент удаленной работы сотрудников, в котором предусмотреть все важные аспекты, например:
- программно-технические средства, которые обязаны использовать работники;
- порядок взаимодействия, например график проведения телефонных или видеосовещаний;
- порядок постановки задач и отчетности сотрудников; статья 312.3 ТК РФ упоминает, что сотрудник, работающий удаленно, предоставляет работодателю отчет о дистанционной работе, периодичность его предоставления устанавливается договором, но и в регламенте следует зафиксировать общие правила отчетности, применимые ко всем сотрудникам.
Основания и причины для перевода
Закон о труде не предусматривает каких-то определённых оснований для перевода работника на дистанционную работу. На практике работодатель начинает вести речь об удалёнке, когда присутствие сотрудника на предприятии фактически не требуется. Содержать работника на домашней работе куда дешевле.
Если инициатива исходит непосредственно от сотрудника, то перевод зачастую обуславливается личными причинами: переезд в другой регион или иное отдалённое от офиса место; ограничения по здоровью, затрудняющие перемещение по городу и так далее.
Следует иметь в виду, что работодатель не обязан одобрять заявление сотрудника. Директор оставляет за собой полное право отказать в просьбе, не мотивируя своё решение.
Как работнику написать заявление для перехода на удаленную работу?
Типовых бланков для заявления, оформляемого по причине перевода на домашний режим труда в связи с коронавирусом, не существует, поэтому работники вправе составить текст документа в произвольном виде.
Заявление с просьбой о переходе на удаленку работник пишет, если сам инициирует начало данной процедуры. То есть предложение о переводе исходит от сотрудника, а не от работодателя.
Текст пишется на обычном листе бумаги А4. В правом углу вверху — реквизиты руководителя, свои данные. По центру — название бланка (заявление).
Непосредственно текст должен содержать исчерпывающую информацию о просьбе и ее причине:
- просьба перевести на дистанционный режим труда;
- причина перевода — угроза распространения коронавируса (официальное название вирус COVID-19);
- сроки перевода — с какого по какое число работник планирует работать удаленно от компании;
- возможно добавить фразу о необходимости сохранения заработной платы на период удаленки.
Минтруд РФ однозначно считает, что лучший вариант организации рабочего процесса в условиях распространения коронавируса — это дистанционный режим работы (удаленно на дому без посещения рабочего места).
Если возможность организовать удаленный труд есть в организации, это нужно выполнить, так как сроки окончания эпидемии COVID-19 не известны.
Выполнение обязанностей удаленно позволит работодателям сохранить бизнес а работникам не потерять рабочее место и оплату труда.
В связи с вышесказанным, рекомендации для работодателей по обеспечению перевода персонала на удаленный трудовой режим следующие:
- Шаг 1. Составить списки работников, которых можно перевести на дистанционный труд на время угрозы коронавируса.
- Шаг 2. Убедиться, что сотрудники могут обеспечить условия для работы дома (есть компьютеры, интернет, средства связи), для этого может быть проведен срочный опрос среди персонала. Возможно кому-то придется предоставить необходимую технику для работы (компьютеры, ноутбуки, принтеры и прочее).
- Шаг 3. Продумать порядок организации работы удаленно, способы связи между организацией и удаленным персоналом.
- Шаг 4. Обеспечить доступ дистанционного персонала к рабочим компьютерам для выполнения должностных обязанностей.
- Шаг 5. Продумать способы контроля выполнения сотрудниками необходимого объема обязанностей на период распространения COVID-19.
- Шаг 6. Предоставить персоналу необходимую компенсацию затрат на средства связи в рабочих целях (оплата интернета, телефона и пр.).
- Шаг 7. Оформить приказ о временном переводе на работу удаленно на период коронавируса.
- Шаг 8. Получить от каждого трудящегося письменное согласие на перевод (в виде заявления или в виде подписи в ознакомительном листе к приказу).
- Шаг 9. Оформить дополнительные соглашения к трудовому договору для каждого сотрудника, переводимого на работу на дому.
- Шаг 10. Подписать доп соглашения — должно быть две подписи: руководителя и работника.
- Шаг 11. Осуществлять необходимую выдачу рабочих заданий, их проверку и контроль выполнения должностных обязанностей.
- Шаг 12. Обеспечить своевременную оплату труда (порядок начисления заработной платы, ее размер и сроки выплаты по предприятию не должны меняться из-за перехода на удаленный рабочий режим).
Труд дистанционных сотрудников
Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя и вне стационарного рабочего места. Дистанционными считаются сотрудники, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.
На дистанционных работников распространяется действие ТК РФ и иных актов, содержащих нормы трудового права, а также им в равной степени гарантируются те же самые права, что и всем другим работникам. В том числе им гарантируется право на еженедельный и ежедневный отдых, на получение в полном объеме заработной платы без каких-либо ограничений, на ежегодный оплачиваемый отпуск, на получение пособий по временной нетрудоспособности, на стимулирующие/премиальные выплаты и так далее.
Единственное отличие дистанционных сотрудников от обычных состоит в том, что они работают вне своего постоянного рабочего места. Но это не исключает контактов с работодателем и контроля с его стороны. Просто непосредственные, личные контакты в случае дистанционной работы заменяются на интернет-переписку, телефонные переговоры и обмен электронными документами.
Несмотря на ряд схожих моментов, дистанционных сотрудников, работающих удаленно, необходимо отличать от надомников.
Надомниками считаются лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет (ст. 310 ТК РФ).
Исходя из данного определения, можно сказать, что надомники всегда изготавливают какую-либо продукцию, в то время как труд дистанционных сотрудников не ограничивается производством продукции. Дистанционные сотрудники могут оказывать услуги и выполнять работы, результатом которых не является получение конечного продукта.
Еще одно отличие проявляется в характере выполнения работы. Надомник может выполнять работу с участием членов его семьи. При этом трудовые отношения между членами семьи надомника и работодателем не возникают и работодателя не интересует, чьими именно действиями был получен конечный результат. Дистанционный же работник всегда выполняет порученную работу/задание лично, о чем регулярно отчитывается перед работодателем в оперативном режиме (по интернету или телефону).
Правила перевода сотрудников на удаленную работу с 2021 года
С 2021 года вступят в силу поправки в Трудовой кодекс, регламентирующие особенности дистанционной и временной удаленной работы.
Так, удаленная работа может быть постоянной, временной или комбинированной, с чередованием удаленной работы и работы в офисе. Установлены случаи, когда перевод на удаленную работу может инициировать работодатель.
О новых правилах организации удаленной работы рассказывают эксперты 1С.
Правила дистанционной работы регулирует глава 49.1 ТК РФ. Поправки, внесенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ, существенно расширили ее.
Законодатели ввели понятие удаленной работы, приравняв ее к дистанционной, выделили несколько видов так называемой удаленки и установили порядок ее документального оформления.
Неизменным осталось только правило о том, что дистанционной (удаленной) работой признается занятость вне места нахождения работодателя с взаимодействием через информационно-телекоммуникационные сети, в т. ч. интернет. Рассмотрим новшества подробнее.