Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Прием на работу с электронной трудовой книжкой». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы работодатель правильно устроил прием на работу новичка, он должен получить все необходимые документы для трудоустройства. При этом некоторых бумаг может не оказаться на руках у нового сотрудника. Это возможно, если он устраивается на работу в 2023 году впервые, и у новичка нет обычного опыта работы.
Дополнительные документы в связи со спецификой работы
Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:
- водительское удостоверение соответствующей категории (если работник устраивается на должность, предусматривающую вождение определенного вида транспорта);
- медицинская книжка (необходима при занятии должности в педагогической, медицинской, торговой сферах, а также для работников общественного питания);
- разрешение на работу, выданное Федеральной Миграционной службой – для граждан других государств, устраивающихся работать в России;
- свежая справка о прохождении медицинского осмотра (по форме 086-У) об отсутствии противопоказаний для указанной профессиональной деятельности – для видов работы, связанных с опасностью для здоровья или в неблагоприятных условиях, а также для всех несовершеннолетних соискателей;
- справка об отсутствии судимости и/или уголовного преследования (возможно, о реабилитации после такового) нужна для некоторых должностей, предусматривающих ограничения по этому признаку, например, для работы в судебной системе.
Дополнительные документы, необходимые при приёме на работу по ТК РФ
Российским трудовым законодательством при устройстве на работу не требуются документы, кроме тех, что прописаны в ТК РФ. Однако работодатель может запросить от соискателя дополнительные бумаги. Их список включает в себя следующие документы:
- индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН) — необходим бухгалтерии в целях облегчения налогового учёта, предоставления налоговых вычетов сотруднику, а также справок о доходах;
- справка по форме 2-НДФЛ — используется бухгалтерией при расчёте листков нетрудоспособности для подсчёта среднего заработка сотрудника;
- свидетельства о браке и рождении детей — необходим для оформления полисов ДМС (если есть у компании), предоставления социальных налоговых вычетов;
- справка о регистрации по месту пребывания — если адрес фактического проживания отличается от адреса прописки.
Не забудьте внести корректировки в локальные документы
Ввиду изменений компаниям нужно подкорректировать локальные нормативные акты, в частности — правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
Нужно внести правки в пункты о предоставляемых работникам-иностранцам гарантиях, в раздел о приёме на работу, отстранении и увольнении. Правила о том, что работники-иностранцы обязаны приобрести ДМС или об обеспечении их платной медицинской помощью за счёт работодателя следует исключить. Если в трудовом договоре есть условие о праве работодателя оплачивать работникам-иностранцам медуслуги, такое условие можно оставить и в ПВТР.
Подготовьте приказ о внесении изменений в ПВТР. Учтите мнение профсоюза (при его наличии). Ознакомьте всех сотрудников под подпись с новой редакцией ПВТР.
Спорные моменты об ИНН и регистрации
Несмотря на то что необходимость представления ИНН при приеме на ту или иную должность законодательно не закреплена (за исключением отдельных категорий работников, в частности, госслужащих), некоторые работодатели требуют этот документ. С одной стороны, поскольку документы, предъявляемые при приеме на работу, регламентированы законом, их действия неправомерны. С другой — неправильно начинать трудовую деятельность с конфликтов, тем более что ИНН изготавливается достаточно быстро.
По поводу регистрации по месту жительства тоже много спорных суждений. С одной стороны, каждый, кто законно находится на территории РФ, вправе свободно передвигаться, выбирать место пребывания и жительства. Кроме того, какая-либо дискриминация запрещена, в том числе отказ в трудоустройстве на основании отсутствия регистрации. С другой стороны, если жилье находится не в собственности, необходимо в срок до 90 дней обратиться в органы регистрационного учета по месту временного проживания для постановки на учет.
Этап третий — приказ о приеме на работу
Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.
В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:
“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”
Дата, подпись.
Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.
Какие документы нужны для трудоустройства на работу льготных категорий работников
При трудоустройстве лиц, относящихся к льготной категории, также могут потребоваться различного рода дополнительные документы, поэтому вопрос о том, какие документы нужны для устройства на работу лиц, имеющих право на льготы и дополнительные выплаты всегда актуален, и требует отдельных разъяснений.
Итак, рассмотрим, какие документы нужны при приеме на работу некоторых категорий работников:
- Справка о составе семьи – для многодетных родителей, на иждивении которых находятся трое и более детей установленного законом возраста;
- Копии документов детей, находящихся на иждивении родителей – для предоставления установленных льгот и гарантий;
- Копии документов, подтверждающих право на дополнительные льготы – компенсационные выплаты, дополнительные отпуска, возмещения;
- Сроках беременности – беременным женщинам, для приведения в соответствие условий и режима труда.
Отсутствие судимости у водителя автобуса, троллейбуса, трамвая, метро
К трудовой деятельности, непосредственно связанной с управлением автобусами, трамваями, троллейбусами и подвижным составом внеуличного транспорта при осуществлении перевозок пассажиров и багажа, не допускаются лица, имеющие неснятую или непогашенную судимость за совершение следующих преступлений либо подвергающиеся уголовному преследованию за следующие преступления:
1) преступления против общественной безопасности, против основ конституционного строя и безопасности государства, против мира и безопасности человечества, относящиеся в соответствии с Уголовным кодексом Российской Федерации к тяжким и особо тяжким преступлениям;
2) преступления, предусмотренные законодательством другого государства — члена Евразийского экономического союза, соответствующие преступлениям, указанным в пункте 1 настоящей части.
Обратите внимание, требования для водителей автобусов, трамваев, троллейбусов и метро практически полностью соответствуют требования для водителей такси.
Единственной отличие — другой перечень преступлений, который включает в себя только тяжкие и особо тяжкие преступления против общественной безопасности, против основ конституционного строя и безопасности государства, против мира и безопасности человечества.
То есть к водителям такси требования более жесткие, чем к водителям иного общественного транспорта.
Какие документы необходимо оформить вместе с приказом
После того, как составлен приказ о приеме, необходимо внести сведения о трудоустройстве работника в некоторые другие документы:
- Журнал учета приказов — в нем необходимо зафиксировать реквизиты изданного распоряжения;
- Трудовая книжка — в данный документ необходимо внести информацию о трудоустройстве работника. Основанием для этого действия выступает приказ, реквизиты которого также необходимо указать в последней графе;
- Личная карточка — данный бланк оформляется на каждого нового сотрудника в момент его трудоустройства. Обычно используется унифицированная форма Т-2, но компания также может разработать собственный бланк документа;
- Личное дело — это специальная архивная папка, в которую подшиваются копии всех документов по предприятию, затрагивающих работника. Государственные и муниципальные учреждения обязаны вести личные дела, коммерческие организации делают это по желанию;
- Уведомление о трудоустройстве военнообязанного — оформляется в случае, если новый работник является военнообязанным гражданином. Тогда необходимо составить уведомление по специальной форме, и предоставить его в орган военкомата.
Какие документы включают в дело
Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. При формировании личного дела работника в 2022 году в папку включают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Документы в ЛД делятся на:
- формируемые в момент устройства человека на работу;
- возникающие в процессе работы в фирме;
- документы об увольнении из конкретной компании.
В первую группу входят:
- справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
- справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
- трудовой договор (оригинал работодателя);
- приказ о приеме на работу.
Во второй группе — договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:
- копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
- объяснительные записки;
- служебные записки;
- различные акты и уведомления.
Формирование и ведение личного дела
Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.
Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации. Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются:
- наименование организации;
- структурное подразделение, в котором сотрудник работает;
- номер личного дела;
- заголовок, то есть Ф. И. О. сотрудника;
- дата начала ведения личного дела (обычно это дата издания приказа о приеме на работу);
- дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении);
- количество листов самого дела (лучше всего данную графу заполнять при сдаче лчного дела в архив);
- срок хранения (прописывается при закрытии личного дела).
Бланк титульного листа приведен в приложении 11 к Основным правилам работы архивов организаций (далее – Правила), одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.
После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. Однако очень часто возникают вопросы о порядке расположения документов, предъявляемых работником, и бумаг, фиксирующих факт трудоустройства. Связано это с тем, что на них практически всегда стоит одна и та же дата. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом:
- личная карточка по форме Т-2;
- анкета;
- резюме;
- заявление о приеме на работу;
- копия приказа о приеме на работу;
- трудовой договор;
- копии паспорта, СНИЛС, ИНН (при наличии), документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) и т. д.
Одновременно с личным делом начинают вести его внутреннюю опись, которая составляется на отдельном листе и прикрепляется к делу. Опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. В ней фиксируются поступления новых документов либо изъятие бумаг (например, срок хранения закончился), а также замена подлинников копиями. Бланк внутренней описи приведен в приложении 10 к Правилам и должен содержать:
- номер и заголовок (Ф. И. О. работника) личного дела, к которому она составляется;
- графу «порядковый номер документа»;
- графу «индекс документа» (заполняется при наличии);
- графу «дата документа»;
- графу «заголовок документа»;
- графу «дата включения документа в личное дело»;
- графу «примечание», в которой обычно отражается изменение состава документов дела (изъятия, замена копиями и т. д.).
Все личные дела регистрируются в журнале учета. Форма журнала не утверждена, и его можно изготовить самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера личных дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.
Документы для формирования личного дела
Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений. Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника. Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы.
Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав. Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий.
Документы, предоставляемые при поступлении сотрудника в компанию:
- Резюме кандидата, анкета, характеристика или же автобиография;
- Заявление о приеме;
- Копии паспорта, документа об образовании, свидетельств СНИЛС, ИНН, о браке, рождении детей.
- Копия военного билета (при наличии)
- Справки о прошедшем медосмотре, медицинские книжки;
- Справки об отсутствии судимости.
- Справки с прежних мест работы и т. д.
Документы, оформляемые отделом кадров при поступлении:
Документы, оформляемые при осуществлении работником трудовой деятельности:
- Должностная инструкция;
- Документы по аттестации или повышении квалификации работника;
- Согласие на обработку ПД;
- Заявление о предоставлении вычетов;
- Заявления на отпуска;
- Копии приказов об их предоставлении, приказов о поощрении, взыскании, переводе;
- Справки о последующих медосмотрах;
- Докладные и объяснительные в отношении данного сотрудника;
- Копии документов, на основании которых осуществляются изменения личных данных.
Работа на удаленке. 2021 год — усовершенствованные правила
Знакомимся с самыми актуальными и важными нововведениями, которые нельзя упускать из виду. Итак, 8 декабря 2020 года Федеральный закон № 407-ФЗ был скорректирован и вот основополагающие аспекты:
- Удаленка теперь может быть официально внесена в документы трудового договора, а также в нормативную документацию предприятия;
- Если у в течение рабочего дня у вас происходит коммуникация с руководством, которая занимает определенный промежуток времени, то с 2021 года данное время тоже входит в категорию. «рабочего»;
- Сотрудник на удаленке может быть уволен как на общих основаниях, так и за исчезновение со связи на срок более 48 часов рабочих дней, отсутствие возможности выполнять рабочие обязанности в связи со сменой геолокации;
- Трудовой договор должен выходить исключительно за усиленной квалифицированной электронной подписью, если есть необходимость подписания документации сотрудником, то он может воспользоваться усиленной неквалифицированной электронной подписью;
- Для осуществления удаленного формата работы фирма обязана предоставить сотруднику все необходимое электронное оснащение, если же работник вынужден брать технику и оборудование к ней в аренду, то компания полностью компенсирует расходы за арендную плату;
- Удаленка теперь двух типов:
- не дольше 6 месяцев — непрерывная;
- рабочий процесс происходит как дома, так и периодически в офисе — периодическая удаленка;
- Экстренная удаленка применяется в следующих ситуациях:
- основанием служит постановление органов государственной власти и местного самоуправления;
- возникновение угрозы жизни: пандемия, авария на производстве и т. д;
- Все компании обязаны проводить инструктаж по действиям сотрудников в случае возникновения Чрезвычайной Ситуации (Постановление Правительства РФ от 18.09.2020 № 1485);
- Возможны иностранные сотрудники в рабочем коллективе;
- Урезан список профессий, запрещенных для трудоустройства женщин.
Какие анализы нужно сдать для медкнижки
Какие анализы и обследования нужно сделать. В минимальный набор обследований для получения медкнижки входят:
- общий анализ крови;
- клинический анализ мочи;
- ЭКГ;
- измерение артериального давления;
- определение уровня общего холестерина и глюкозы;
- определение относительного сердечно-сосудистого риска;
- флюорография или рентгенография легких.
Тем, кто старше 40 лет, также определяют абсолютный сердечно-сосудистый риск и измеряют внутриглазное давление. Женщинам дополнительно делают маммографию обеих молочных желез, УЗИ малого таза, бактериологическое и цитологическое исследование.
Работники образовательной и пищевой сферы, а также медработники про должны сделать дополнительные анализы:
- исследование крови на сифилис;
- на носительство возбудителей кишечных инфекций и гельмитозы ;
- серологическое обследование на брюшной тиф;
- мазок на гонорею (делают учителя, воспитатели, медики);
- мазок из зева и носа на наличие патогенного стафилококка (представители пищевой промышленности).
Правила внутреннего трудового распорядка – локальный акт, то есть документ, составленный работодателем. Это может быть самостоятельный документ или приложение к коллективному трудовому договору. По сути, ПВТР – это набор инструкций, регулирующих вопросы, которые в соответствии с Трудовым кодексом должен решать наниматель. Например, какой установить в компании режим работы, чем поощрить сотрудников, назначать ли испытательный срок при найме.
Законодательство не устанавливает какой-либо определённой формы или структуры для ПВТР, поэтому составить документ можно произвольно. Далее он утверждается приказом руководителя или ИП. Правила обязательны для применения всеми сотрудниками, поэтому каждого нанимаемого необходимо знакомить с ними под подпись ещё перед заключением трудового договора.
Разработать и утвердить ПВТР должны все наниматели – организации и индивидуальные предприниматели.
Документы, оформляемые при приеме на работу в 2021 году
Для оформления нового сотрудника на работу требуется, чтобы он предоставил документы, необходимые для трудоустройства. Перечень их в последнее время претерпел ряд изменений, и на сегодня выглядит так (ст. 65 ТК РФ):
- Паспорт работника (или иное удостоверение личности).
- Трудовая книжка и/или «Сведения о трудовой деятельности» (форма СТД-Р). Не запрашиваются, если человек устраивается на свое первое место работы — в 2020 году работодатель обязан сам завести ему трудовую книжку, уведомив затем о возможности выбора бумажной или электронной формы документа в срок до 31.12.2020. Но с начала 2021 года тем, кто устраивается на работу впервые, бумажные трудовые оформлять уже не надо – по ним будет возможно ведение только «Сведений о трудовой деятельности».
- СНИЛС – может предоставляться как в форме пластиковой зеленой карточки (не выдается с 2019 г.), так и в виде уведомления о регистрации в системе персучета ПФР (в т.ч. в электронном виде). Впервые трудоустраивающимся регистрацию в ПФР должен оформить работодатель.
- Документы воинского учета (для военнообязанных и подлежащих призыву).
- Документы об образовании, квалификации, спецзнаниях (если работа требует соответствующей подготовки).
- В определенных случаях предоставляются справки о наличии (отсутствии) судимости, административной ответственности за потребление наркотических веществ и другие документы, обусловленные спецификой будущей работы.
Прочие дополнительные документы работник предоставляет по своему желанию. Например, это могут быть рекомендации с прошлых мест работы, справки, позволяющие претендовать на какие-либо льготы, свидетельства о рождении детей для получения налогового вычета и т.д.
Также работник пишет заявление работодателю с просьбой принять его на работу.
Обязательные документы при приёме на работу по ТК РФ
В статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации определён следующий перечень документов, предъявляемых при приёме на работу:
- паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
- трудовая книжка (гражданам, которые устраиваются на работу впервые, работодатель оформляет трудовую самостоятельно — в электронном виде);
- СНИЛС (кроме случаев, когда соискатель трудоустраивается в первый раз — работодатель оформляет данный документ сам);
- документы воинского учёта (например, военный билет или приписное свидетельство) — для военнообязанных граждан;
- документ об образовании — если для работы требуются специальные умения, навыки, знания;
- справка о наличии или отсутствии судимости у соискателя;
- справка о наличии или отсутствии административных наказаний за употребление наркотических средств (психотропных веществ) без назначения врача.