Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Составление БДР и БДДС в программах 1С». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Рассмотрим составление БДР и БДДС на примере. Представим обычную семью. Глава зарабатывает 100 тыс. рублей, а супруга сидит дома; она домохозяйка. Чтобы прожить «от зарплаты до зарплаты», жена подсчитывает все доходы и расходы семьи: учитывает оплату счетов, расходы на продукты, вещи первой необходимости, проще говоря, составляет бюджеты. Исходя из результатов их исполнения, домохозяйка планирует остатки денежных средств, оценивает будущие возможности семьи на отпуск, непреднамеренные траты, накопления.
Бюджетирование и бюджеты: составление БДР и БДДС
Директор фирмы делает всё тоже самое, но по правилам бухгалтерского учета. Он соизмеряет доходы с расходами компании, аналогично подсчитывает планируемые остатки денежных средств, принимает решения об эффективности расходов. Всё это — элементы бюджетирования — планирования будущей деятельности компании, контроля результатов и подготовки управленческих решений на основе итоговых отклонений фактических показателей от плановых.
В основе бюджетирования лежат ключевые бюджеты — БДДС, БДР и ББЛ (бюджет доходов и расходов; бюджет движения денежных средств, бюджет по балансовому листу). Фактически они представляют собой план компании, который отражает два ключевых показателя:
- прибыль,
- остатки денежных средств.
В БДДР и БДР на примере домохозяйки и директора эти показатели выглядят так:
| Показатели | Домохозяйка | Директор компании |
|---|---|---|
| Прибыль | Достаточно ли зарабатывает супруг. | Выгодна ли деятельность компании, какая рентабельность моего бизнеса |
| Остатки денежных средств | Могу ли я оплатить все счета, отложить на отпуск и новую шубу | Есть ли у меня средства оплатить налоги, рассчитаться по заработной плате, сделать новые вложения |
Какая деятельность лежит в основе составления БДДС
Итак, мы выяснили, в чём разница между БДР и БДДС: документы показывают принципиально разные вещи. БДР — начисляемые доходы и расходы, а БДДС — оплачиваемые доходы и расходы.
Например, продавец отгружает продукцию 25 февраля, оплата производится не позже 10 дней после отгрузки. В БДР указывается данная сумма в феврале. Покупатель оплатил 5 марта, поэтому сумма в БДДС окажется в марте. Может быть и наоборот — покупатель платит аванс в январе за работу, которая будет в марте. Сумма указывается в БДДС в январе, а в БДР в марте.
В основе составления БДР и БДДС лежат: в первом случае — любые операции, отражаемые в момент их проведения (начисления), а во втором — планируемое фактическое движение денежных средств в денежной форме (по расчётному счёту и кассе). Это значит, что при составлении БДДС следует учитывать следующие виды деятельности компании:
- операционную или текущую, иными словами, прямую деятельность компании — производство товаров или услуг;
- инвестиционную — приобретение внеоборотных активов, инвестирование;
- финансовую — привлечение или возврат кредитов, необходимых для развития предприятия.
БДДС отражает:
- Цели и суммы, потраченные на их осуществление.
- Направление финансовых потоков.
- Источники поступления средств.
Помимо предупреждения кассового разрыва, БДДС решает следующие задачи:
- Предотвращает накопление денежных средств на счетах — их можно инвестировать или вложить в расширение бизнеса.
- Предупреждает о возможном кредите — на основе данных БДДС руководство компании может вовремя заметить необходимость в займе, а также рассчитать сроки, за которые он будет погашения.
Примеры составления БДР и БДДС в Excel
Управленческий учёт подразумевает сбор информации из всех подразделений компании. Если компания большая, то количество данных может умещаться в десятки или даже сотни таблиц Excel. Технически не очень удобно обрабатывать такие объёмы данных, также трудности могут возникнуть на этапе внесения корректировок и поддержания актуальной информации в таблицах.
Поэтому крупным предприятиям лучше использовать специальные программы для формирования БДР и БДДС. А использование таблиц Excel в качестве инструмента для формирования бюджетирования подходит, скорее, для малых фирм.
Чем отличается БДР от БДДС?
Являясь основными документами финансового планирования, БДР и БДДС отражают изменения финансовых ресурсов компании, однако, они имеют различия из-за того, что эти бюджеты отличаются целями их формирования. БДР формируется с целью планирования прибыли, а БДДС для распределения денежных потоков. При этом БДДС и БДР имеют одинаковые статьи, но некоторые статьи присутствуют только в БДР, а некоторые только в БДДС.
В таблице приведены основные различающиеся статьи БДР и БДДС:
| Статья | БДР | БДДС |
|---|---|---|
| Амортизация | + | |
| Ввод в эксплуатацию основных средств | + | |
| Списание материалов на себестоимость продукции | + | |
| Переоценка ТМЦ | + | |
| Брак на производстве, порча ТМЦ, недостачи по инвентаризации | + | |
| Курсовые разницы | + | |
| НДС и другие косвенные налоги | + | |
| Кредиты (займы) | + | |
| Приобретение основных средств | + | |
| Инвестиции | + |
БДДС отвечает на вопросы:
- Сколько денег дает бизнес?
- Может организация инвестировать и сколько?
- Может организация расплачиваться по долгам?
На эти вопросы отвечают разделы с тремя видами деятельности:
- операционная;
- инвестиционная;
- финансовая.
Разрабатывается бюджет в формате таблицы. Документ отражает все планируемые поступления и списания средств. Бюджет движения денежных средств предохраняет фирму от того, что она останется без денег на ведение деятельности.
При составлении документа определяют:
- обязательный минимальный остаток денег;
- доходную часть;
- расходную часть.
Что такое БДР и БДДС и зачем они нужны
Каждый собственник малой или большой компании хочет знать, насколько его бизнес рентабелен, каково реальное финансовое состояние предприятия в тот или иной момент времени, какие доходы/расходы следует ожидать в будущем, сколько денежных средств требуется вложить для повышения прибыльности деятельности.
Именно для этих целей применяется бюджетирование – планирование, распределение, управление и контроль финансово-материальных потоков компании на основе бюджетов, составленных в зависимости от намеченных целей.
Бюджет доходов и расходов (БДР) и бюджет движения денежных средств (БДДС) – наиболее часто применяемые на практике бюджеты.
В первом случае проводится расчёт и планирование всех доходов и расходов предприятия. Таким образом, заинтересованные лица смогут посмотреть их состав в текущем и прогнозном периоде, оценить эффективность деятельности компании, определить наличие/отсутствие прибыли.
Этот документ очень похож по своей структуре и сути на унифицированный отчёт о финрезультатах. В общем виде он включает в себя следующие данные:
| Показатели |
| Выручка от реализации (продажи) без НДС |
| Себестоимость продаж |
| Валовая прибыль |
| Оплата труда (ФОТ) |
| Начисления с ФОТ в Фонды |
| Амортизация |
| Операционные расходы |
| Всего расходов |
| Операционная прибыль |
| Проценты уплаченные |
| Прибыль до налогообложения |
| Налог на прибыль |
| Чистая прибыль |
Состав показателей детализируется в зависимости от вида деятельности и масштабов компании. Результатом формирования этого бюджета станет прогнозная величина прибыли и рентабельности.
БДР – универсальный инструмент управления бизнес-процессами. Он позволяет оптимально использовать ресурсы компании, оценивать экономическое состояние предприятия, планировать дальнейшую работу.
Сегодня большинство компаний пользуются автоматизированными системами ведения и управлению бюджетом. Специальные программы снижают количество ошибок, сокращают время на расчеты и облегчают труд сотрудников финансовых отделов предприятия и центров финансовой ответственности (ЦФО).
Перед тем, как составить БДР, нужно сформировать и систематизировать локальные бюджеты компании – производственный, управленческий, бюджет продаж, бюджет затрат и т.д. БДР выступает документом, обобщающим все эти данные.
Основная цель БДР – учёт и прогноз финансового состояния организации. Это итоговая часть бюджета предприятия, вершина айсберга, основание которого – показатели всех бюджетов компании по всем направлениям.
Рассмотрим поэтапно, как формируется БДР.
Бюджет движения денежных средств
Под бюджетом движения денежных средств (БДДС) понимают бюджет (план) движения расчетного счета и наличных денежных средств в кассе предприятия или его структурного подразделения, отражающий все прогнозируемые поступления и снятия денежных средств в результате хозяйственной деятельности предприятия [1].
Для эффективного ведения бизнеса предприятию в настоящем и будущем необходимо иметь положительный баланс денежных средств. Именно поэтому БДДС отводится главенствующее место в системе бюджетирования. Как отмечает В.Хруцкий «в бизнесе есть только одна непоправимая ошибка остаться без денежных средств на расчетном счете или на том счете, с которого можно финансировать текущие операции и инвестиционные проекты» [1] .
БДДС составляют как с целью обеспечения постоянного наличия денежных средств, направляемых на исполнение обязательств предприятия, так и для эффективного использования избытка этих средств [2] . Следовательно, в БДДС должны быть предусмотрены меры против так называемых «кассовых разрывов», т.е. ситуаций, связанных с нехваткой наличных денежных средств для текущих выплат (в качестве мер могут быть банковские кредиты, выпуск акций или иное привлечение денежных средств). Временно свободные денежные средства могут направляться, например, в инвестиционные проекты, банковский вклад под процент и т.д.
Таким образом, БДДС должен обеспечивать наличие оптимального ежедневного остатка (конечного сальдо) денежных средств на протяжении всего периода планирования:
| Конечное сальдо денежных средств = начальное сальдо денежных средств + поступления — выплаты (1) |
- Хруцкий В.Е., Сизова Т.В., Гамаюнов Внутрифирменное бюджетирование. На-стольная книга по постановке финансового планирования — М.: Финансы и ста-тистика, 2003.
- Апчерч А., Управленческий учет: принципы и практика: Пер. с англ./ Под. Ред. Соколова Я.В., Смирновой И.А. — М.: Финансы и статистика, 2002.
- Щиборщ К.В., Бюджетирование деятельности промышленных предприятий России. — М.: Издательство «Дело и Сервис», 2001.
- Компания Инталев, Методическое руководство «5 шагов к бюджетному управ-лению», версия 2.0, 2003.
- Шим Джай К., Сигел Джойл Г., Основы коммерческого бюджетирования / Пер. с англ. — СПб.: Азбука, 2001.
- Мазур И.И., Шапиро В.Д. Реструктуризация предприятий и компаний — М.: Высшая школа, 2000.
- Хорнгрен Ч.Т., Фостер Дж. Бухгалтерский учет: Управленческий аспект — М.: Финансы и статистика, 1995
- Друри К., Введение в управленческий и производственный учет — М: Аудит ЮНИТИ, 1998
Принцип построения БДДС
Как мы уже сказали БДДС, прежде всего, показывает четкую картину текущей финансовой ситуации компании с точки зрения движения денежных средств и прибыльности ее текущей деятельности по отдельным направлениям.
БДДС состоит из нескольких блоков:
- Основной блок;
- Инвестиционная деятельность;
- Финансовая деятельность;
- Остатки финсредств на начало периода;
- Остатки финсредств на конец периода.
Этот бюджет необходим для учёта и анализа финансовых показателей компании, а также планирования ее финансовых ресурсов.
БДДС отражает:
- Поступление и выплаты денежных средств;
- Показывает направленность внутренних денежных потоков фирмы;
- В развернутом виде можно просмотреть даты всех совершаемых финансовых операций;
- Показывает общие обороты финансовых средств фирмы за период;
- Отражает остатки финсредств на расчетных счетах и в кассе фирмы.
- При необходимости для удобства анализа, статьи данного отчета могут быть сформированы следующим образом:
- Сначала отражается начальный остаток средств на отчётную дату;
- Отражается суммарное поступление средств от контрагентов за период;
- Указывается расход денежных средств фирмы за период;
- Указывается чистый денежный поток — эта статья отражает разницу между поступлением и выбытием финсредств компании за период.
Анализ расхождения плановых и фактических бюджетов компании
Если бюджет составляется на основании реалистичных показателей всех подразделений компании и финансовые управленцы при составлении бюджетов принимают точные прогнозные значения ключевых показателей деятельности фирмы, то расхождение плановых и фактических бюджетов будет незначительным.
Любое негативное отклонение фактических результатов от планируемых будет означать, что в каком-то подразделении фирмы или на каком-то этапе работ, сотрудники недостаточно хорошо выполнили свои обязанности, или возможно возникли какие-то негативные обстоятельства, которые повлияли на финансовые результаты фирмы. В любом случае, чем бы ни были вызваны эти отклонения, важно своевременно обратить на них внимание, выявить причины таких результатов и принять все возможные меры для минимизации потерь фирмы в текущей ситуации, и минимизации потерь в дальнейшем от этих негативных факторов.
Формирование БДР и БДДС
Формирование БДР, БДДС, а также их достижение дают четкое понимание текущей и будущей финансовой ситуации фирмы с точки зрения прибыли и остатков денежных средств.
Обычно бюджетирование БДР, БДДС начинается с последнего. Примерный план движения денежных средств есть у всех в том или ином виде. БДДС состоит из разных блоков: основного, инвестиционного, финансовой деятельности, блока остатков на начало и конец периодов. Правила формирования БДДС и ДДС подразумевают планирование, учет и анализ:
- Направленность денежных потоков.
- Объемы конкретных выплат и поступлений.
- Даты совершения платежей и поступлений денег.
- Обороты денежных средств за период (с необходимой периодичностью).
- Остаток (сальдо) денежных средств в кассе и на счетах на конкретные даты.
БДР отражает:
- Источники формирования доходов предприятия.
- Направление расходования средств.
- Объемы доходов и расходов.
- Разницу (т. е. прибыль либо убытки) между доходами и расходами за определенный период.
Оба бюджета на первый взгляд ничем не отличаются: деньги поступили, ушли, доходы и расходы зафиксированы. Тем не менее, разница между БДДС и БДР существует и объясняется она тем, что не всякое движение денег порождает доход или расход, так же, как и изменения в доходах и расходах предприятия не всегда происходят через выплаты и поступления.
Можно выделить три основных отличия отчетов БДР и БДДС:
| БДДС | БДР |
|---|---|
| Содержит только те операции, которые выражены в денежном эквиваленте. | Состоит из данных о себестоимости и выручке. |
| Распределяет потоки всех денежных средств по имеющимся счетам и кассам. | Формирует плановую прибыль. |
| Статьи БДР и БДДС повторяются, но есть отличие: некоторые отражаются в БДДС и отсутствуют в БДР и наоборот. НО основным результатом является – прогнозная величина прибыли и, конечно же, оценка рентабельности бизнеса. |
Чем отличается БДР от БДДС?
Являясь основными документами финансового планирования, БДР и БДДС отражают изменения финансовых ресурсов компании, однако, они имеют различия из-за того, что эти бюджеты отличаются целями их формирования. БДР формируется с целью планирования прибыли, а БДДС для распределения денежных потоков. При этом БДДС и БДР имеют одинаковые статьи, но некоторые статьи присутствуют только в БДР, а некоторые только в БДДС.
В таблице приведены основные различающиеся статьи БДР и БДДС:
| Статья | БДР | БДДС |
|---|---|---|
| Амортизация | + | |
| Ввод в эксплуатацию основных средств | + | |
| Списание материалов на себестоимость продукции | + | |
| Переоценка ТМЦ | + | |
| Брак на производстве, порча ТМЦ, недостачи по инвентаризации | + | |
| Курсовые разницы | + | |
| НДС и другие косвенные налоги | + | |
| Кредиты (займы) | + | |
| Приобретение основных средств | + | |
| Инвестиции | + |
Стоит отметить, что формирование БДР и БДДС происходит различными способами БДР формируется методом начисления, а БДДС – кассовым методом.
Влияние бюджетирования на эффективность работы организации.
Компании внедряют систему бюджетирования специально для того, чтобы увеличить эффективность работы в целом. Если эффективность повышается, значит, прибыль организации тоже. Это значит, что затраты на производство, персонал и др. никак не портят общую картину выручки.
Начнем с того, что все денежные обороты приводятся к одному общему балансу, которые связаны со всеми расходами и прибылью. Больше не возникает вопросов по распределению. Как на уровне компании в целом, так и по отдельным направлениям. Учтен каждый рубль в организации и целесообразно ли мы его используем.
Без бюджетирования, всю ответственность за работу фирмы берет на себя руководитель. В данном же случае, большинство полномочий возлагается на управленцев подразделений. Руководство подразделений имеет право координировать прибыль и расходы по своему направлению. Все осуществляется только в пределах бюджета.
Не стоит забывать про то, что система бюджетирования позволяет дать материальную мотивацию сотрудникам. Это касается, как отдельно взятых подразделений, так и фирмы, в общем. ФОТ определенного направления рассчитывается на конец периода бюджета. Рассчитывается по остаткам лимита расходов. Такой предел увеличивается, когда растет выручка. Сотрудникам приходит понимание, что если будет расти прибыль компании в целом, то ФОТ соответственно тоже.
Бюджетное планирование в организации выполняет все задачи, связанные с управлением финансами. Весь учет ведется в настоящем времени. Планирование, анализирование, контроль, учет – осуществлять все гораздо проще.
Система бюджетирования сразу направлена на решение определённых задач, связанных с финансовой деятельностью. К примеру, если у организации тяжелое материальное положение, то проанализировав ситуацию можно заранее принять меры. Перенаправить средства и определить график, чтобы погасить задолженности перед государственными органами, или банком.
В планировании вся деятельность взаимосвязана. При создании плана продаж, мы составляем сразу план производства. Далее решается вопрос с кадрами, сырьем, маркетинговыми мероприятиями и пр.
Подводя итог, можно сделать вывод: независимо от уровня развития вашей организации, бюджетирование и финансовое планирование необходимо. Это обеспечивает Вам полный контроль над финансовым состоянием предприятия. Больше не нужно следить за текущей ситуацией, все определяют показатели. В результате, оперативное принятие решений, позволяет увеличивать прибыль и вывести фирму на новый уровень.
Что такое бюджет движения денежных средств
Бюджет движения денежных средств (БДДС) – это прогноз поступлений и расходований денежных средств, сформированный по периодам (неделя, месяц, год) для предотвращения кассовых разрывов.
Главная идея составления БДДС – обеспечить предприятию положительный остаток ДС в течение всего периода планирования, и сделать это самым оптимальным с точки зрения затрат образом.
Бюджет состоит из трех разделов:
- Инвестиционная деятельность. В этом разделе показаны денежные потоки на капитальные затраты и другие инвестиции.
- Операционная деятельность. Самый насыщенный раздел, который отражает поступления денежных средств от реализации готовой продукции и выплаты, производимые в процессе ее изготовления.
- Финансовая деятельность. Здесь отражены денежные потоки от привлечения внешнего финансирования, которые призваны компенсировать кассовые разрывы, где это необходимо.
В каждом из разделов платежи разнесены по статьям движения денежных средств. Многие статьи БДДС соответствуют статьям БДР, но есть статьи, которых в БДР не предусмотрено, например, получение и выплата кредита, уплата НДС. И, напротив, такие статьи, как амортизация, курсовые разницы, доход/расход по ценным бумагам есть в БДР, но их не может быть в БДДС.
Основой для составления бюджета денежных средств являются Бюджет доходов и расходов, условия оплаты в договорах с контрагентами, и также первичные документы движения денежных средств (платежки, банковские выписки).